あいさつ文の書き方

あいさつ文は簡潔に。署名はマジメに。絵文字は親しくなってから。
これは、ビジネスメールであいさつ文を書くときの基本だそうです。
あいさつ文は、最初は「礼儀正しく」「常識をわきまえて」を心がけるべきです。
メールでのあいさつ文を書く時はついつい長くなったり、絵文字などを使いがちですよね。私もついつい（＾＾）をよく使用してしまいます＾＾；
絵文字・記号が受け入れられるのは、ある程度の人間関係が構築された後、もしくは自分の礼儀正しさが相手に認められた後からにしたほうがよいみたいですよ。
でもメールに書きなれた若者でも、ビジネス用のあいさつ文を書くことには慣れていないようですが、社会人になると必ずあいさつ文を書く必要がでてきますので、今のうちに少し勉強してみるといいかもしれませんね。
通常、ビジネスメールのあいさつ文は「お世話になります」という挨拶で始まり、続いて内容に言及し、最後は「よろしくお願いいたします」で締めるそうです。
気をつけましょう。

あいさつ文とビジネス文書

ビジネス文書とは、状況に合ったもの、正確で簡潔な内容、適切なタイミング、上司や取引先の承認など取り扱いのルールといった、たくさんの要素が詰まった、大切なビジネスツールです。
メールでは、指示を受けたり、報告したり、確認したりといった伝達に欠かせません。
口頭で受けた指示や、会議の内容についてメールでまとめて確認したり、結果について報告することは、お互いの認識の確認にもなり、ビジネスマンとして確実な仕事の姿勢とマナーを印象付けます。
ビジネスメールでは、自分と相手という１対１のやりとりではなく、関連者やお互いの上司にもコピーを送付しておくと、報告を兼ねることはもちろんですが、自分の仕事やメールの重要さをアピールすることができます。
年少だったり、取引関係などで自分が下でも、会社の一員としてこの仕事を責任持ってやっているというバックアップとして、ぜひメールはコピー(ＣＣと一般にいいます)を関連者にも送付しましょう。
ビジネス文書では、メール以外にもさまざまな社内・社外書類があります。
社内文書の例としては、指示、報告、確認といった基本的なものから、宴会の案内、出欠の返答など、人間関係を構成するものまでさまざまです。
社外文書の例としては、挨拶状、資料の送付、ファックスの頭付け、見積もりや発注、請求書、お詫び、クレーム、督促などがあり、どれも会社の顔としてたいへん重要な書類です。
あいさつ文を社外に出す場合は、自分で作成していきなり送付するのではなく、上司や社長の承認が必要なことも多いので、よくルールを確認しましょう。

あいさつ文の活用

ビジネスのさまざまなシーンで、あいさつ文は生きていきます。
四角四面のマナーではなく、人間関係をうまく作るためのツールと考えて、使いこなしていきたいものです。
新入社員なら、まずは電話応対をさせられる会社が多いようです。
そういう機会がなかったとしても、まだ新人のうちなら、恥をかいても大目に見てもらえるので、積極的に電話をとり、電話のあいさつ文を自分のものにしましょう。
あいさつ文を自分のものにするには、数をこなして慣れることが大切です。
車の運転と同じように、左に曲がるから、ハンドルを左に切って、と考えているうちはまだまだと言えるでしょう。繰り返していると、自然と手がハンドルを操作するようになります。
挨拶、敬語、自己紹介、電話や来客の応対など基本的なあいさつ文を覚えて実践すれば、他のあいさつ文は先輩や上司から教えるような人間関係が作れるでしょう。
あいさつ文は、仕事で必須とされている報告、謝り方、頼み方、ＦＡＸ送受信、携帯電話、Ｅメール、ビジネス文書、テーブルマナー、冠婚葬祭などあらゆるシーンで使われます。
個人や会社の一員ということだけではなく、社会の一員として、ソツがないマナー美人を目指してみませんか。